会议预算
制定预算 预算是协助实现财务目标的一个工具。
预算中的费用有两类：
固定费用：不随着活动的参加人数而变动，即使实际收益少于预期收益时，固定费用也不变。项目的市场营销费是一种固定费用。
在筹划活动过程中，同各方面谈判协商时，必须考虑所编制的费用预算。在合同中，应对应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况留有余地。确保任何谈妥的定金或违约费在你方需要支付时你的预算上能提供这笔钱。
可变费用：是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮费用属可变费用。
通过以上介绍，相信您已对操作会议有了一个大概认识，从中不难看出真正操作好一个会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，很多因素是您预先无法预料和控制的。
1、工作量大，涉及面广，事无巨细，亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力。
2、由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都经验丰富，需要相关人士的指点。
3、由于要与不少相关单位（酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等）发生联系，就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。这样会产生多头付款现象，对财务操作带来不便。
有没有什么办法可以化解这些问题呢？当然有！您可以委托一家在会议举办地服务行业中较有影响的企业（例如：会议中心、旅行社或者像我们这样的会议服务公司）。这些企业由于专业，可以在诸多方面对您的工作进行协助和建议，而您则可以将有限的精力和时间用在最需要您的地方，同时有了他们的支持，使您操作的会议更有声有色、锦上添花，获得各方面的认可与赞誉。 是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
有谁来承担这些活动的费用。
场景布置
我们拥有专业的设计人员和精良的制作设备，可以根据会议的整体氛围和客户的要求进行各种室内外的装饰和布置。丰富的经验、创新的理念和先进的制作工艺将创造出最佳的现场效果，突出活动的主题，烘托活动气氛。
会议室布置的种类：
1.礼堂式：面向房间前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。
特点：在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅；观众没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。
2.教室式：房间内将桌椅安排端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同。
特点：可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。
3.弦月式：房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子只放在桌子的一面，以便所有观众都面向屋子的前方。
4.方形中空式：桌子摆成方形中空，不留缺口。椅子摆在桌子外围。
5.马蹄形或“U”形：将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边。椅子摆在桌子外围也可以内外都摆放。
会议选址
选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？
1. 列出可供选择的清单 必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。
2. 选择合适类型的场所 选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。
酒店：
按类型划分
商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。
度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。
按地点划分
位于市中心：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。有些酒店被公认为服务一流，良好的口碑常使酒店成为会议筹划者的首选会议场所。
位于海边：国家级度假区北海银滩内的星级酒店成群，海域海水纯净，陆岸植被丰富，环境优雅宁静，空气格外清新,可进行海水浴、海上运动、沙滩高尔夫、排球、足球等沙滩运动以及大型音乐喷泉观赏等活动。这类酒店也是大受欢迎的。
3. 会议类型与场所的搭配 # 举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。
A研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）。
B学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定（一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店）。
C重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。
D对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场所在城市的交通必须便利。
4. 现场参观注意事宜 在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：
报价方（酒店）接受和同意会议明细表中各项事宜；
报价房（酒店）应是侯选名单中较好的一个；
对报价（酒店）方拟订的合同条款基本接受。
5. 亲临现场实地考察 对于亲临现场进行考察应注意以下五点：
会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；
只要可能，一定要在酒店建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观，因为这会使酒店产生直接费用；
不要出于个人原因再次参观酒店；不要随带家属同行；
考虑是否需要以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况，还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的；
考虑另一家酒店作为“备选”，以便谈判一旦失败不至于太被动。